ワークショップ申込みから当日受付までをn8nで全自動化

セミナーやワークショップを自分で主催するとき、地味に手間がかかるのが「申し込み管理」です。フォームが届いたら Airtable に転記して、カレンダーリンクを送って、前日にリマインドして、当日は受付で名前を確認して……これを全部手動でやっていると、肝心の準備に集中できません。

今回は n8n を使って、申し込み受付から当日チェックインまでを 3 本のワークフローで自動化しました。

全体の構成

① 申し込み受付ワークフロー
フォーム → Webhook → スプレッドシート登録 → Google Calendar リンク生成 → 確認メール送信

② 前日リマインダーワークフロー
毎日定時実行 → スプレッドシートから参加者取得 → プログラムで日付チェック＋QR コード生成（受付での出席確認） → リマインドメール送信

③ 当日受付ワークフロー
QRコードで受付 → スプレッドシートでステータス確認・更新 → HTML レスポンス返却

① 申し込み受付ワークフロー

フォームが送信されると、Webhookでトリガーがかかります。

フォームのフィールドから必要な情報（氏名・メールアドレス・イベント日時など）を取り出し、 スプレッドシートに1 レコード登録します。ステータスはデフォルトで「applied（申込済み）」にしておきます。

次に、JavaScript ノードでイベント情報を組み立てて Google Calendar の追加リンク（calendar.google.com/calendar/render?action=TEMPLATE&...）を生成します。日時・タイトル・場所を URL エンコードして埋め込むだけなので、参加者はリンクをクリックするだけでカレンダーに追加できます。

最後に、氏名・イベント詳細・カレンダーリンクを含んだ確認メールを送信して完了です。

② 前日リマインダーワークフロー

毎朝定時に実行されます。
Airtable から全参加者レコードを取得し、JavaScript でひとりひとり以下をチェックします。

• イベント日が「明日」かどうか
• ステータスが applied かどうか（canceled なら送信しない）

両方を満たした参加者にだけリマインドメールを送ります。

このとき、JavaScript の中で QR コードも生成しています。参加者の ID をエンコードした QR コードを Data URL として作り、メールに埋め込みます。当日はこれをスタッフが読み取るだけで受付が完了します。

③ 当日受付ワークフロー

受付スタッフが参加者の QR コードをスキャンすると、Webhook が叩かれます。パラメータとして参加者の ID が渡されます。

ワークフロー側では：

1. ID を使って Airtable でレコードを検索
2. ステータスが participated なら「受付済み」として処理終了
3. まだなら participated に更新し、参加者名を含んだ受付完了ページ（HTML）を返す
4. レコードが見つからなければ、404 のエラーページを返す

スタッフのスマホやタブレットにそのままページが表示されるので、確認に手間がかかりません。

使ってみた感想

申し込みが入るたびに確認メールを手動で送る作業がなくなりました。リマインドの送り忘れもゼロです。当日の受付も QR をかざすだけで済むので、当日の紙リストも不要になりました。

ワークフローを一度作ってしまえば、次のワークショップでも Airtable のイベント情報を更新するだけで再利用できます。

イベント運営の「雑務」がなくなると、コンテンツ準備や参加者対応に時間を使えるようになります。